Consultas urbanísticas
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Caso de uso · Buzones compartidos
Derivar correos de forma inteligente: se acabó el caos en la bandeja de entrada.
info@, contacto@, atencionciudadana@: los buzones compartidos tienen buena intención, pero a menudo son un agujero negro. Cientos de correos al día, clasificados y reenviados a mano. Se puede hacer mejor.
El problema
Cada correo pasa por muchas manos.
- Cada correo hay que leerlo y clasificarlo
- Reenvío manual a cada departamento
- Asignaciones erróneas, correos olvidados
- Sin trazabilidad
- Cubrir las vacaciones es una pesadilla
La solución
Un sistema de IA analiza los correos entrantes y los deriva automáticamente.
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Análisis
Se evalúan el asunto, el contenido y los adjuntos. El sistema identifica el motivo de la consulta.
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Clasificación
Asignación automática al departamento correspondiente según el contenido.
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Reenvío
El correo llega automáticamente al lugar correcto, con el original y todos los adjuntos.
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Acuse de recibo
Quien escribe recibe al instante una confirmación con número de expediente.
Ejemplo de enrutamiento
Así podría funcionar en su organización.
Recogida de residuos
→ Limpieza viaria
Quejas
→ Gestión de calidad
Consultas de prensa
→ Comunicación
Respuestas estándar
El sistema responde por sí mismo a las preguntas frecuentes.
Para consultas recurrentes, como horarios o formularios, el sistema puede responder directamente, si lo desea solo después de que su equipo lo apruebe.
Tecnología
Encaja en su entorno actual.
- n8n para la automatización
- Modelos de lenguaje locales (Mistral, Llama) para el análisis de textos
- Integración con Exchange, IMAP y Nextcloud Mail
- Posible conexión con sistemas de tickets
Resultado
Qué puede esperar
- 0
- correos perdidos: cada mensaje se registra y se asigna
- Minutos
- en lugar de días de tiempo de respuesta gracias al reenvío inmediato
- 100 %
- de trazabilidad de todos los expedientes gracias al registro
- ↓ 90 %
- menos trabajo manual en el registro de entrada
Valores basados en la experiencia y objetivos orientativos: el impacto real depende de sus procesos.
Cómo trabajamos
Empezar en pequeño. Ver resultados pronto.
Nada de proyectos conceptuales de meses. Después de cada paso sabe qué recibe y cuánto cuesta.
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Primera llamada
Nos cuenta qué le quita tiempo. Le decimos con franqueza si merece la pena automatizarlo.
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Workflow Check
Analizamos sus procesos y le entregamos una lista priorizada con esfuerzo y beneficio.
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Piloto
Un primer workflow entra en producción: medible, documentado y acordado con su equipo.
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Operación
Alojamos, supervisamos y seguimos mejorando. O se lo entregamos: como usted prefiera.
Siguiente paso
¿Cómo de lleno está hoy su buzón compartido?
Hablemos de cómo automatizar la gestión de su correo electrónico.