Demandes d'urbanisme
→ Service urbanisme
Cas d'usage · Boîtes partagées
Orienter intelligemment les boîtes mail : fini le chaos des e-mails.
info@, contact@, accueil@ – les boîtes mail partagées partent d'une bonne intention, mais deviennent souvent un trou noir. Des centaines d'e-mails par jour, triés et transférés à la main. On peut faire mieux.
Le problème
Chaque e-mail passe entre de nombreuses mains.
- Chaque e-mail doit être lu et catégorisé
- Transfert manuel aux services concernés
- Mauvaises affectations, e-mails oubliés
- Aucune traçabilité
- Les remplacements pendant les congés tournent au cauchemar
La solution
Un système d'IA analyse les e-mails entrants et les oriente automatiquement.
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Analyse
L'objet, le contenu et les pièces jointes sont analysés. Le système identifie la demande.
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Catégorisation
Affectation automatique au service concerné, selon le contenu.
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Transfert
L'e-mail est transmis automatiquement au bon service – avec l'original et toutes les pièces jointes.
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Accusé de réception
L'expéditeur reçoit immédiatement une confirmation avec un numéro de dossier.
Exemple de routage
Voici à quoi cela pourrait ressembler chez vous.
Collecte des déchets
→ Service propreté
Réclamations
→ Service qualité
Demandes presse
→ Communication
Réponses types
Le système répond lui-même aux questions fréquentes.
Pour les demandes récurrentes, comme les horaires d'ouverture ou les formulaires, le système peut répondre directement – après validation par votre équipe si vous le souhaitez.
Technologie
S'intègre à votre environnement existant.
- n8n pour l'automatisation
- Modèles de langage locaux (Mistral, Llama) pour l'analyse de texte
- Intégration avec Exchange, IMAP, Nextcloud Mail
- Connexion possible à des outils de ticketing
Résultat
Ce que vous pouvez attendre
- 0
- e-mail perdu – chaque message est enregistré et affecté
- Minutes
- et non plus jours de délai de réaction grâce au transfert immédiat
- 100 %
- de traçabilité de toutes les opérations grâce à la journalisation
- ↓ 90 %
- d'effort manuel en moins pour le service courrier
Valeurs issues de l'expérience et objectifs visés – l'effet réel dépend de vos processus.
Notre méthode
Commencer petit. Voir vite les résultats.
Pas de projet de conception interminable. À chaque étape, vous savez ce que vous obtenez – et ce que cela coûte.
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Premier échange
Vous nous dites ce qui vous pèse. Nous vous disons franchement si l'automatisation en vaut la peine.
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Workflow Check
Nous analysons vos processus et vous remettons une liste priorisée, avec effort et bénéfices.
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Pilote
Un premier workflow est mis en production – mesurable, documenté et validé avec votre équipe.
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Exploitation
Nous hébergeons, surveillons et faisons évoluer. Ou nous vous passons la main – comme vous préférez.
Prochaine étape
Votre boîte partagée est-elle pleine aujourd'hui ?
Voyons ensemble comment automatiser le traitement de vos e-mails.