Caso de uso · Contabilidad
Procesar facturas y justificantes: teclear datos a mano es cosa del pasado.
Facturas recibidas, notas de gastos, justificantes: en muchas organizaciones todavía se registran, revisan y pasan al sistema a mano. Eso cuesta tiempo, genera errores y desgasta a todo el mundo.
El problema
A final de mes, todo son prisas.
- Las facturas llegan por correo electrónico, por correo postal y a veces como foto
- Alguien tiene que teclear los datos: proveedor, importe, fecha, centro de coste
- Cotejarlas con pedidos o contratos es laborioso
- Las aprobaciones van por correo o en papel
- A final de mes: estrés, justificantes que faltan, consultas
La solución
Un sistema de IA reconoce, revisa y procesa sus justificantes automáticamente.
-
Reconocimiento de documentos
Llega la factura, en PDF, escaneada o como foto. El sistema reconoce proveedor, número de factura, fecha, conceptos, importe total e IVA.
-
Validación
Cotejo con los datos maestros: ¿conocemos al proveedor? ¿Es correcta la cuenta bancaria? ¿Coincide el importe con el pedido?
-
Workflow de aprobación
Envío automático a la persona que debe aprobarla. Recordatorios en caso de retraso y escalado si hace falta.
-
Traspaso
La factura aprobada pasa automáticamente a su contabilidad: Lexware, DATEV, sevDesk u otros sistemas.
Tecnología
Sus justificantes se quedan con usted.
- n8n para el workflow (código abierto, autoalojado)
- Modelos de IA locales para el reconocimiento de texto: ningún dato va a proveedores externos
- Conexiones con los sistemas contables más habituales
Resultado
Qué puede esperar
- 70–90 %
- menos introducción manual de datos gracias al reconocimiento automático
- Menos
- errores de tecleo en importes, fechas y asignaciones
- Horas
- en lugar de días desde la recepción hasta la aprobación
- RGPD
- todos los datos se quedan en sus servidores
Valores basados en la experiencia y objetivos orientativos: el impacto real depende de sus procesos.
Cómo trabajamos
Empezar en pequeño. Ver resultados pronto.
Nada de proyectos conceptuales de meses. Después de cada paso sabe qué recibe y cuánto cuesta.
-
Primera llamada
Nos cuenta qué le quita tiempo. Le decimos con franqueza si merece la pena automatizarlo.
-
Workflow Check
Analizamos sus procesos y le entregamos una lista priorizada con esfuerzo y beneficio.
-
Piloto
Un primer workflow entra en producción: medible, documentado y acordado con su equipo.
-
Operación
Alojamos, supervisamos y seguimos mejorando. O se lo entregamos: como usted prefiera.
Siguiente paso
¿Cuántas horas le cuesta registrar justificantes?
Hablemos de cómo automatizar el procesamiento de sus facturas.