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Use Case · Sammelpostfächer
E-Mail-Postfächer intelligent routen: Schluss mit dem E-Mail-Chaos.
info@, kontakt@, buergerservice@ – zentrale Postfächer sind gut gemeint, aber oft ein schwarzes Loch. Hunderte E-Mails pro Tag, manuell sortiert und weitergeleitet. Das geht besser.
Das Problem
Jede Mail geht durch viele Hände.
- Jede Mail muss gelesen und kategorisiert werden
- Manuelle Weiterleitung an Sachgebiete
- Falsche Zuordnung, vergessene Mails
- Keine Nachvollziehbarkeit
- Urlaubsvertretung ist der Horror
Die Lösung
Ein KI-System analysiert eingehende Mails und routet automatisch.
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Analyse
Betreff, Inhalt und Anhänge werden ausgewertet. Das System erkennt das Anliegen.
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Kategorisierung
Automatische Zuordnung zu Sachgebieten auf Basis des Inhalts.
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Weiterleitung
Die Mail geht automatisch an die richtige Stelle – mit Original und allen Anhängen.
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Eingangsbestätigung
Absender:innen erhalten sofort eine Bestätigung mit Aktenzeichen.
Beispiel-Routing
So könnte das bei Ihnen aussehen.
Müllentsorgung
→ Stadtreinigung
Beschwerden
→ Qualitätsmanagement
Presseanfragen
→ Kommunikation
Standardantworten
Häufige Fragen beantwortet das System selbst.
Bei wiederkehrenden Anliegen wie Öffnungszeiten oder Formularen kann das System direkt antworten – auf Wunsch erst nach Freigabe durch Ihr Team.
Technologie
Passt in Ihre bestehende Umgebung.
- n8n für die Automatisierung
- Lokale Sprachmodelle (Mistral, Llama) für die Textanalyse
- Integration mit Exchange, IMAP, Nextcloud Mail
- Anbindung an Ticketsysteme möglich
Ergebnis
Was Sie erwarten können
- 0
- verlorene E-Mails – jede Nachricht wird erfasst und zugeordnet
- Minuten
- statt Tage Reaktionszeit durch sofortige Weiterleitung
- 100 %
- Nachvollziehbarkeit aller Vorgänge durch Protokollierung
- ↓ 90 %
- weniger manueller Aufwand in der Poststelle
Erfahrungswerte und Zielgrößen – die tatsächliche Wirkung hängt von Ihren Prozessen ab.
So arbeiten wir
Klein anfangen. Schnell Wirkung sehen.
Kein monatelanges Konzept-Projekt. Sie wissen nach jedem Schritt, was Sie bekommen – und was es kostet.
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Erstgespräch
Sie erzählen, was nervt. Wir sagen ehrlich, ob sich Automatisierung lohnt.
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Workflow-Check
Wir analysieren Ihre Prozesse und liefern eine priorisierte Liste mit Aufwand und Nutzen.
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Pilot
Ein erster Workflow geht live – messbar, dokumentiert, mit Ihrem Team abgestimmt.
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Betrieb
Wir hosten, überwachen und entwickeln weiter. Oder übergeben – ganz wie Sie wollen.
Nächster Schritt
Wie voll ist Ihr Sammelpostfach heute?
Lassen Sie uns besprechen, wie wir Ihre E-Mail-Verarbeitung automatisieren können.