Use Case · Buchhaltung
Rechnungen & Belege verarbeiten: Abtippen war gestern.
Eingangsrechnungen, Spesenabrechnungen, Belege – in vielen Organisationen werden sie noch manuell erfasst, geprüft und ins System übertragen. Das kostet Zeit, produziert Fehler und nervt alle Beteiligten.
Das Problem
Am Monatsende wird es hektisch.
- Rechnungen kommen per E-Mail, Post, teilweise als Foto
- Jemand muss Daten abtippen: Lieferant, Betrag, Datum, Kostenstelle
- Der Abgleich mit Bestellungen oder Verträgen ist mühsam
- Freigaben laufen per E-Mail oder Papier
- Am Monatsende: Stress, fehlende Belege, Rückfragen
Die Lösung
Ein KI-System erkennt, prüft und verarbeitet Ihre Belege automatisch.
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Dokumentenerkennung
Die Rechnung geht ein – als PDF, Scan oder Foto. Das System erkennt Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Positionen, Gesamtbetrag und USt.
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Validierung
Abgleich mit Stammdaten: Ist der Lieferant bekannt? Stimmt die Bankverbindung? Passt der Betrag zur Bestellung?
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Freigabe-Workflow
Automatische Weiterleitung zur Freigabe an die richtige Person. Erinnerungen bei Verzug, Eskalation wenn nötig.
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Übergabe
Die freigegebene Rechnung geht automatisch an Ihre Buchhaltung – Lexware, DATEV, sevDesk oder andere Systeme.
Technologie
Ihre Belege bleiben bei Ihnen.
- n8n für den Workflow (Open Source, selbst gehostet)
- Lokale KI-Modelle für die Texterkennung – keine Daten an externe Anbieter
- Schnittstellen zu gängigen Buchhaltungssystemen
Ergebnis
Was Sie erwarten können
- 70–90 %
- weniger manuelle Dateneingabe durch automatische Erkennung
- Weniger
- Tippfehler bei Beträgen, Daten und Zuordnungen
- Stunden
- statt Tage Durchlaufzeit von Eingang bis Freigabe
- DSGVO
- alle Daten bleiben auf Ihren Servern
Erfahrungswerte und Zielgrößen – die tatsächliche Wirkung hängt von Ihren Prozessen ab.
So arbeiten wir
Klein anfangen. Schnell Wirkung sehen.
Kein monatelanges Konzept-Projekt. Sie wissen nach jedem Schritt, was Sie bekommen – und was es kostet.
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Erstgespräch
Sie erzählen, was nervt. Wir sagen ehrlich, ob sich Automatisierung lohnt.
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Workflow-Check
Wir analysieren Ihre Prozesse und liefern eine priorisierte Liste mit Aufwand und Nutzen.
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Pilot
Ein erster Workflow geht live – messbar, dokumentiert, mit Ihrem Team abgestimmt.
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Betrieb
Wir hosten, überwachen und entwickeln weiter. Oder übergeben – ganz wie Sie wollen.
Nächster Schritt
Wie viele Stunden kostet Sie die Belegerfassung?
Lassen Sie uns besprechen, wie wir Ihre Rechnungsverarbeitung automatisieren können.